Como evitar que o e-mail arruine sua produtividade

O e-mail é uma das maiores inovações do mundo online, mas se você não tiver cuidado, ele vai sugar seu tempo e será um prejuízo muito maior para o seu negócio do que um benefício.

Atualmente é muito fácil Fazer Hotmail e ter uma caixa de mensagens segura, mas que, se não souber fazer uma correta administração do tempo pode ocasionar em uma grande procrastinação durante o dia.

Aqui estão algumas dicas para “dominar o monstro” do e-mail.

1 – Desligue-o

Durante o dia quando você estiver trabalhando, feche a página do seu serviço de e-mail.

Você não precisa estar conectado em todos os momentos do dia. Se você deixar seu cliente de e-mail funcionando ou a página do email aberta enquanto estiver tentando trabalhar, assim que a próxima nova mensagem chegar, você se distrairá.

O recebimento constante de novos e-mails quebrará sua concentração e fará com que um projeto que normalmente levaria apenas uma hora de atenção focada demore quatro ou cinco vezes mais tempo. 

2 – Verifique com menos frequência

Uma vez que você tenha conseguido desligar seu cliente de e-mail, resista à tentação de continuar ligando-o novamente o dia todo.

Checar seu e-mail uma ou duas vezes por dia é muito, na verdade.

3 – Programe o horário do e-mail

Se você normalmente recebe muita correspondência de e-mail que precisa responder ao longo do dia, então agende meia hora ou uma hora para responder as mensagens.

Cuide de todos os e-mails aos quais você precisa responder de uma só vez.

Você descobrirá que ao ser capaz de colocar sua atenção focada em cuidar de e-mails, suas respostas serão melhor pensadas e você será capaz de cuidar de todos os seus e-mails com muito mais rapidez e eficiência.

4 – Filtros de Spam

Um bom filtro de spam pode realmente ser uma ferramenta de produtividade. Felizmente, eles estão prontamente disponíveis e surpreendentemente precisos hoje em dia.

Coloque um em sua caixa de entrada para que você não gaste seu tempo tentando filtrar todo o spam antes de começar a responder aos e-mails legítimos.

5 – Tenha um assistente pessoal ou suporte ao cliente

Se você realmente recebe muitos e-mails e muitos deles não exigem sua atenção pessoal, treine alguém em seu negócio para respondê-los com a mesma facilidade.

Outra alternativa é procurar um assistente pessoal ou uma pessoa de suporte ao cliente que cuidará de quase todos os e-mails e somente encaminhará as mensagens essenciais a você.

Isto liberará seu tempo para concentrar-se em tarefas muito mais importantes, como encontrar mais clientes e ganhar dinheiro.